PRIVACY POLICY

The Personal Data Protection Act 2010 (the “Act”), which regulates the processing of personal data in commercial transactions, applies to Sime (“our”, “us” or “we”). For the purpose of this written notice (“Notice”), the terms “personal data” and “processing” shall have the same meaning as prescribed in the Act.

1. This Notice serves to inform you that your personal data is being processed by us or on our behalf and you hereby give your consent to the processing of your personal data (as described in the paragraph below).

2. Your personal data includes, but not limited to, your name, postal/e-mail address, date of birth, phone numbers, identification card or passport number, nationality, race, gender, bank details, credit card(s) details, information in audio and/or video format (including voice, video recording, closed-circuit television and security recording) and images (including photographs), and all other personal data we again collect from you on any subsequent occasion.

3. Your personal data is being or is to be collected and further processed for:

(a) providing sales/services/products/facilities or benefits offered by us or any other third parties appointed by us or on our behalf;

(b)setting up, managing and maintaining your accounts with us;

(c) verification of your financial standing through credit reference/reporting checks and / or risk assessment or evaluation;

(d) processing any payment(s) due to you or collection of any payment(s) payable to us for any sales of products and/or services;

(e) general administration, periodic credit review and updating of your information and accounts with us;

(f) providing / notifying and / or updating you with information on sales/services/product offers, upcoming events, conferences, seminars and / or any form of promotion and marketing activities in relation to the products and services offered by us;

(g) conducting internal marketing analysis / statistical analysis on our pool of customers / vendors and / or relevant third parties;

(h) vendor registration onto Sime Darby Group’s Procurement portal;

(i) registration and / or effecting any dealings with regulatory bodies in relation to the machines / equipment / products sold or services provided by us;

(j) monitoring and ensuring the safety and security of our visitors and/or third parties entering into and exiting from any of our facilities/premises;

(k) complying with our Environment, Safety and Health (ESH) rules, including, but not limited to the issuance of the visitor card to visitors and/or third parties entering into any of our facilities/premises;

(l) administering and giving effect to the processing of any documentation in relation to any commercial transaction(s) entered into and/or any potential commercial transactions to be entered into between customers/vendors and/or relevant third parties with us;

(m) necessary arrangements / preparation of necessary documentation in relation to entry by employees of ours and / or relevant third parties to the on-shore and off-shore facilities of our customers;

(n) communicating with you, responding to any of your queries and / or requests or providing you with information that may be of interest and relevant to you;

(o) for publications and publicity materials in relation to us;

(p) for our business and/or operational requirements including but not limited to human resource and/or company secretarial matters, where necessary;

(q) implementing and maintaining information technology systems;

(r) where we considers that such use or disclosure of personal data is necessary to protect our interests and enforcing our rights, to respond to or initiate any claims or legal processes, howsoever arising;

(s) as part of our corporate governance, audit and compliance purposes with any regulatory, statutory or legal obligations imposed on us by any government or regulatory authority in the conduct of our business;

(t) to better manage our business relationship with you;

(u) for participation in forums, surveys, contests and / or any other interactive platforms; and

(v) law enforcement purposes, assisting investigations by police or other government or regulatory authorities and to meet requirements imposed by applicable laws and regulations or other obligations committed to government or regulatory authorities; and

(w) such other purposes authorized by you or directly related or ancillary to the foregoing.

(collectively, the “Purposes”).

4. Your personal data is being or is to be collected from:

(a) agreements entered into with us;

(b) application forms or such other forms executed by you in relation to any commercial transaction(s) entered into and/or any potential commercial transaction(s) to be entered into with us;

(c) independent third party sources including credit reporting agencies;

(d) attendance at any events/roadshows organized by us;

(e) general enquiries when you contact us using the contact details available on our website;

(f) any oral or written communication;

(g) questionnaires/surveys issued by us; and

(h) register / log books etc. belonging to and/or maintained by us.

5. You may, by providing us with a notice in writing: (a) limit the processing of your personal data or request us to cease or not begin processing your personal data for purposes of direct marketing; and/or (b) withdraw your consent previously given to us (in full or in part) to the processing of your personal data, subject to any applicable legal restrictions and a reasonable duration of time for such notice/request to be effected. Please be aware that if you limit the processing or withdraw your consent to any or all use of your personal data, it may result in: (i) us being unable to continue to administer any arrangement or contractual relationship in place between you and us; (ii) us being unable to (continue to) perform any of our contractual obligations to you (if any); (iii) us being unable to process your personal data for any of the Purposes; and/or (iv) the termination of any arrangements/agreements/contracts between you and us, without any liability on our part ("Consequences”).

6. You may contact us with any inquiries or complaints in respect of your personal data by contacting us as follows:

Designation: Sime Data Protection Officer

Telephone No.: 03 – 7623 2000

E-mail address: data.protection@sime.com

7. Subject to provisions of the Act:

(a) you may, upon payment of a prescribed fee, make a data access request in writing to us; and

(b) we may refuse to comply with a data access request or a data correction request and shall, by notice in writing, inform you of our refusal and the reasons of our refusal.

8. We shall or may disclose your personal data to:

(a) our subsidiaries, associate and/or related companies;

(b) our company secretary and/or share registrar;

(c) business partners;

(d) any person authorised to act as our agent in relation to the distribution of products and services offered by us;

(e) any agent, contractor or third-party service provider including without limitation those who provides administration, data processing, telecommunications, computer, payment, debt collection or securities clearing, technology outsourcing, call centre services, in connection with the operation of our business and the provision of services to you;

(f) other companies that help gather your information or communicate with you, such as research companies and credit reporting agencies;

(g) government or regulatory bodies in any jurisdiction or any person to whom we must disclose data;

(h) any third party organizations involved in any corporate exercises undertaken by us, in or outside Malaysia; and

(i) any such third party requested or authorized by you for the Purposes.

9. We may require your assistance if the personal data relating to other persons is required to process your personal data for the Purposes and you hereby agree to use your best endeavours to assist us.

10. In the event that personal data of any third party is supplied by you to us, you shall ensure that such third party has read this Notice and consented to us collecting and processing his/her personal data for any of the Purposes prior to the supply of his/her personal data to us.

11. Where another person is providing/submitting any of your personal data to us, you agree that you have authorised the disclosure of your personal data to us and consented to the processing of your personal data by us in accordance with this Notice.

12. It is obligatory that you supply us your personal data marked or specified as compulsory in our forms (collectively, “compulsory personal data”). If you fail to supply us the compulsory personal data, it may result in any of the Consequences (as specified in paragraph 5 above).

13. We may transfer your personal data to a place outside Malaysia and you hereby give your consent to the transfer.

14. You are responsible for ensuring that the information you provide us is accurate, complete, not misleading and is kept up to date.

15. In the event of any inconsistency between the English version and the Bahasa Malaysia version of this Notice, the English version shall prevail over the Bahasa Malaysia version.

16. We may update and amend this Notice from time to time. We will notify you of any amendments to this Notice via announcements on our website or any other appropriate means. Any such amendments will be effective upon such notification.

Sime (“kami”) tertakluk kepada Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“Akta” tersebut) yang mengawal selia pemprosesan data peribadi dalam transaksi komersial, untuk tujuan notis bertulis ini (“Notis”), terma-terma “data peribadi” dan “pemprosesan” mempunyai maksud yang sama seperti yang ditakrif dalam Akta tersebut.

1. Tujuan Notis ini adalah untuk memaklumkan kepada anda bahawa data peribadi anda sedang diproses oleh atau bagi pihak kami dan anda dengan ini memberikan persetujuan bagi pemprosesan data peribadi anda (seperti yang diterangkan diperenggan dibawah).

2. Data peribadi anda termasuk tetapi tidak terhad kepada, nama anda, alamat pos/e-mel, tarikh lahir, nombor-nombor telefon, nombor kad pengenalan atau pasport, kewarganegaraan, bangsa, jantina , butiran bank, butiran kad kredit, maklumat dalam format audio dan/atau video (termasuk suara, rakaman video, televisyen litar tertutup dan rakaman keselamatan) dan imej-imej (termasuk gambar-gambar), dan semua data peribadi lain yang kami kumpulkan semula daripada anda selepas itu.

3. Data peribadi anda sedang atau akan dikumpulkan dan diproses selanjutnya untuk:

(a) menyediakan jualan/perkhidmatan-perkhidmatan/produk-produk/kemudahan-kemudahan atau faedah-faedah yang ditawarkan oleh kami atau mana-mana pihak ketiga lain yang dilantik oleh kami atau bagi pihak kami;

(b) menyediakan, mengurus dan menyelenggara akaun anda dengan kami;

(c) pengesahan kedudukan kewangan anda melalui pemeriksaan-pemeriksaan rujukan/pelaporan kredit dan/atau penilaian atau penilaian risiko;

(d) memproses apa-apa bayaran-bayaran yang perlu dibayar kepada anda atau kutipan apa-apa bayaran yang perlu dibayar kepada kami untuk sebarang jualan produk-produk dan/atau perkhidmatan-perkhidmatan;

(e) pentadbiran am, semakan kredit berkala dan pengemaskinian maklumat dan akaun-akaun anda dengan kami;

(f) membekal / memberitahu dan / atau mengemas kini anda dengan maklumat mengenai jualan/perkhidmatan-perkhidmatan/tawaran-tawaran produk, acara-acara yang akan datang, persidangan-persidangan, seminar-seminar dan/atau sebarang bentuk aktiviti-aktiviti promosi dan pemasaran berhubung dengan produk-produk dan perkhidmatan-perkhidmatan yang ditawarkan oleh kami;

(g) menjalankan analisis pemasaran dalaman / analisis statistik ke atas kumpulan pelanggan-pelanggan / vendor-vendor kami dan / atau pihak-pihak ketiga yang berkaitan;

(h) pendaftaran vendor ke portal Perolehan Sime Darby Group;

(i) pendaftaran dan/atau melaksanakan sebarang urusan-urusan dengan badan-badan kawal selia berhubung dengan mesin-mesin/peralatan/produk-produk yang dijual atau perkhidmatan-perkhidmatan yang dibekalkan oleh kami;

(j) memantau dan memastikan keselamatan dan keselamatan pelawat-pelawat kami dan/atau pihak-pihak ketiga yang masuk dan keluar dari mana-mana kemudahan-kemudahan/premis-premis kami;

(k) mematuhi dengan Persekitaran, Keselamatan dan Kesihatan (PKK) kami, termasuk, tetapi tidak terhad kepada pengeluaran kad pelawat kepada pelawat-pelawat dan/atau pihak-pihak ketiga yang memasuki mana-mana kemudahan-kemudahan/premis-premis kami;

(l) mentadbir dan memberi kesan kepada pemprosesan apa-apa dokumentasi berhubung dengan apa-apa urus niaga komersial yang dimasukki dan/atau sebarang urus niaga komersial yang berpotensi untuk dilakukan antara pelanggan-pelanggan/vendor-vendor dan/atau pihak-pihak ketiga yang berkaitan dengan kami;

(m) pengaturan-pengaturan / penyediaan dokumentasi-dokumentasi yang diperlukan berhubung dengan kemasukan pekerja-pekerja kami dan/atau pihak-pihak ketiga yang berkaitan dengan kemudahan darat dan luar pesisir pelanggan kami;

(n) berkomunikasi dengan anda, membalas sebarang pertanyaan-pertanyaan dan/atau permintaan-permintaan anda atau memberikan anda maklumat yang mungkin menarik minat dan berkaitan dengan anda;

(o) untuk bahan-bahan penerbitan-penerbitan dan publisiti-publisiti berhubung dengan kami;

(p) untuk keperluan perniagaan dan/atau operasi kami termasuk tetapi tidak terhad untuk urusan sumber manusia dan/atau kesetiausahaan syarikat, jika perlu;

(q) melaksana dan menyelenggara system-sistem teknologi maklumat;

(r) apabila kami menganggap bahawa penggunaan atau penzahiran data peribadi sedemikian adalah perlu untuk melindungi kepentingan kami dan menguatkuasakan hak kami, untuk bertindak balas atau memulakan sebarang tuntutan-tuntutan atau proses-proses undang-undang, walau apa pun yang timbul;

(s) sebagai sebahagian daripada tujuan-tujuan tadbir urus korporat, audit dan pematuhan kami dengan sebarang obligasi-obligasi kawal selia, berkanun atau undang-undang yang dikenakan ke atas kami oleh mana-mana kerajaan atau pihak berkuasa kawal selia dalam menjalankan perniagaan kami;

(t) untuk mengurus perhubungan perniagaan kami dengan anda dengan lebih baik;

(u) untuk penyertaan dalam forum-forum, tinjauan-tinjauan, pertandingan-pertandingan dan/atau mana-mana platform-platform interaktif lain;

(v) tujuan penguatkuasaan undang-undang, membantu penyiasatan-penyiasatan oleh polis atau pihak berkuasa kerajaan atau kawal selia yang lain dan untuk memenuhi keperluan-keperluan yang dikenakan oleh undang-undang dan peraturan-peraturan yang berkenaan atau obligasi-obligasi lain yang komited kepada pihak berkuasa kerajaan atau kawal selia; dan

(w) apa-apa maksud-maksud lain yang dibenarkan oleh anda atau berkaitan secara langsung atau bersampingan dengan perkara di atas. (secara kolektif, “Tujuan”).

4. Data peribadi anda sedang atau akan dikumpul daripada:

(a) perjanjian-perjanjian yang dibuat dengan kami;

(b) borang-borang permohonan atau borang-borang lain yang anda lakukan berkaitan dengan sebarang transaksi-transaksi komersial yang dibuat dan/atau sebarang transaksi-transaksi komersial yang berpotensi untuk dimeterai dengan kami;

(c) sumber-sumber pihak ketiga yang bebas termasuk agensi-agensi pelaporan kredit;

(d) kehadiran di mana-mana acara-acara/jerayawara yang dianjurkan oleh kami;

(e) pertanyaan-pertanyaan am apabila anda menghubungi kami menggunakan butiran-butiran hubungan yang tersedia di laman web kami;

(f) sebarang komunikasi lisan atau bertulis;

(g) soal selidik/kaji selidik yang dikeluarkan oleh kami; dan

(h) daftar / buku log dan sebagainya kepunyaan dan/atau diselenggara oleh kami.

5. Anda boleh,dengan memberikan kami notis bertulis: (a) menghadkan pemprosesan data peribadi anda atau meminta kami untuk memberhentikan atau tidak memulakan pemprosesan data peribadi anda bagi maksud pemasaran langsung; dan/atau (b) menarik balik persetujuan anda (sepenuhnya atau sebahagian) untuk pemprosesan data peribadi anda, tertakluk kepada sebarang sekatan undang-undang dan tempoh masa yang munasabah untuk notis / permintaan anda dilaksanakan. Sila ambil perhatian bahawa sekiranya anda menghadkan pemprosesan atau menarik balik persetujuan anda kepada mana-mana atau semua penggunaan data peribadi anda, ia boleh mengakibatkan: (i) kami tidak dapat terus mentabir sebarang pengaturan atau hubungan kontrak dan / atau perjanjian wujud antara anda dengan pihak kami; (ii) kami tidak dapat (terus) melaksanakan mana-mana kewajipan kontrak kepada anda (jika ada); (iii) kami tidak dapat memproses data peribadi anda untuk mana-mana Tujuan dan / atau (iv) penamatan sebarang transaksi / perjanjian / kontrak yang diantara pihak anda dengan kami, tanpa sebarang liabiliti di pihak kami (”Akibat”).

6. Anda boleh menghubungi kami untuk sebarang pertanyaan atau aduan berkenaan dengan data peribadi anda dengan menghubungi kami seperti berikut

Jawatan: Pegawai Perlindungan Data Sime

No. Telefon: 03 – 7623 2000

Alamat E-mel: data.protection@sime.com

7. Tertakluk kepada peruntukan Akta tersebut:

(a) Anda boleh, setelah membayar yuran yang ditetapkan, membuat permintaan untuk mengakses data secara bertulis kepada kami; dan

(b) Kami boleh menolak permintaan mengakses data atau permintaan pembetulan data dan akan melalui notis bertulis, memaklumkan anda mengenai penolakan tersebut dan sebab-sebab bagi penolakan tersebut.

8. Kami akan atau mungkin akan menzahirkan data peribadi anda kepada:

(a) anak-anak syarikat, syarikat bersekutu dan/atau syarikat-syarikat yang berkaitan kami;

(b) setiausaha syarikat kami dan/atau pendaftar saham;

(c) rakan kongsi perniagaan;

(d) mana-mana orang yang diberi kuasa untuk bertindak sebagai ejen kami berhubung dengan pengedaran produk-produk dan perkhidmatan-perkhidmatan yang ditawarkan oleh kami;

(e) mana-mana ejen, kontraktor atau penyedia perkhidmatan pihak ketiga termasuk tetapi tidak terhad kepada mereka yang menyediakan pentadbiran, pemprosesan data, telekomunikasi, komputer, pembayaran, kutipan hutang atau penjelasan sekuriti, penyumberan luar

teknologi, perkhidmatan-perkhidmatan pusat panggilan, berkaitan dengan operasi kami perniagaan dan penyediaan perkhidmatan-perkhidmatan kepada anda;

(f) syarikat-syarikat lain yang membantu mengumpulkan maklumat anda atau berkomunikasi dengan anda, seperti syarikat-syarikat penyelidikan dan agensi-agensi pelaporan kredit;

(g) badan-badan kerajaan atau kawal selia dalam mana-mana bidang kuasa atau mana-mana orang yang kepadanya kami mesti mendedahkan data;

(h) mana-mana organisasi-organisasi pihak ketiga yang terlibat dalam mana-mana latihan-latihan korporat yang dijalankan oleh kami, di dalam atau di luar Malaysia; dan

(i) mana-mana pihak ketiga yang diminta atau dibenarkan oleh anda untuk Tujuan tersebut.

9. Kami mungkin memerlukan bantuan anda jika data peribadi yang berkaitan dengan orang lain diperlukan untuk memproses data peribadi anda untuk Tujuan tersebut dan anda dengan ini bersetuju untuk menggunakan usaha terbaik anda untuk membantu kami.

10. Sekiranya data peribadi mana-mana pihak ketiga telah diberikan oleh anda kepada kami, anda hendaklah memastikan bahawa pihak ketiga tersebut telah membaca Notis ini dan membenarkan kami mengumpul dan memproses data peribadinya untuk mana-mana Tujuan tersebut sebelum memberikan data peribadinya kepada kami.

11. Jika orang lain memberikan/menyerahkan mana-mana data peribadi anda kepada kami, anda bersetuju bahawa anda telah memberi kebenaran untuk pemberian/penyerahan data peribadi anda kepada kami dan anda bersetuju dengan pemprosesan data peribadi anda oleh kami selaras dengan Notis ini.

12. Anda wajib memberikan kepada kami data peribadi anda yang ditandakan atau dinyatakan sebagi wajib dalam borang-borang kamianda (secara kolektif, “data peribadi wajib”). Jika anda gagal memberikan kami data peribadi wajib tersebut ia boleh menyebabkan mana-mana Akibat (sepertimana tertera dalam perenggan 5) berkemungkinan berlaku.

13. Kami mungkin memindahkan data peribadi anda ke tempat di luar Malaysia dan anda dengan ini memberikan persetujuan anda untuk pemindahan tersebut.

14. Anda bertanggungjawab untuk memastikan bahawa maklumat yang anda berikan kami adalah tepat, lengkap, tidak mengelirukan dan sentiasa dikemas kini.

15. Sekiranya terdapat sebarang ketidakselarasan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia Notis ini, versi Bahasa Inggeris akan mengatasi versi Bahasa Malaysia.

16. Kami boleh mengemaskini dan meminda Notis ini dari semasa ke semasa. Kami akan memaklumkan kepada anda tentang sebarang pindaan pada Notis ini melalui pengumuman di laman web kami atau sebarang cara lain yang sesuai. Sebarang pemindaan kepada Notis ini akan berkuatkuasa setelah pemakluman tersebut.